Секретарь референт должностная инструкция

Наши услуги и схема. Узнать уровень заработных плат по данной должности. Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие — Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки. В период отсутствия Секретаря-референта командировка, отпуск, болезнь и т. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;. Требования к оформлению документов с изменениями и дополнениями года ;. Делопроизводство и архивные термины.

Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;.

Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.

Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение. Отправлять исполненную документацию адресатам в том числе посредством электронной почты. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений. Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации , вести и оформлять протоколы. Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.

Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества. Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив. Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников. Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством. Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов. Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет. Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе.

Должностные инструкции

Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества.

Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции. Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу.

Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы. Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества. Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.

Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам. С Административно-хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.

Со всеми структурными подразделениями Общества — по вопросам документационного обеспечения управления. С Генеральным директором — по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

Для консультантов с опытом. Карьерный рост в компании. Наши услуги и схема работы. Заявка на подбор персонала. Договор на подбор персонала. Подбор персонала в кадровом агентстве. Подписка на свежие вакансии. Обзор зарплат по всем отраслям. Поиск и подбор персонала. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: Контроль исполнения документов и поручений. Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора.

Организация работы приемной Генерального директора. Организация документов в делопроизводстве. Документирование деятельности совещательных органов Общества.

Организация бездокументного обслуживания Генерального директора. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. Организовать телефонные переговоры Генерального директора. Выполнять печатные и копировально-множительные работы. Принимать документы на подпись Генеральному директору. Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу. Шифровать дела в соответствии с действующими правилами. Систематизировать и размещать дела, вести их учет.

Вести график работы водителей. Организовывать прием и определять приоритет посетителей. Своевременность отправки исходящей корреспонденции. Своевременность передачи адресатам входящей информации.

Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. Несвоевременную передачу информации Генеральному директору. Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации. Невыполнение требований настоящей инструкции. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях: С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил: Должностные инструкции Инструкции по категориям: